La gestion sécurisée des données est un enjeu critique pour les entreprises à l’ère numérique. En particulier, l’usage courant de fichiers Excel pour stocker et échanger des informations sensibles, y compris des données personnelles, soulève des risques majeurs en matière de sécurité et de conformité réglementaire. Chez Kaggua, nous avons aidé de nombreuses organisations à renforcer leurs processus de protection des données tout en garantissant des échanges sûrs entre partenaires commerciaux. Cet article explore les risques liés à ces pratiques et propose des solutions pour sécuriser les flux de données au sein et en dehors de l’entreprise.
L’usage des fichiers Excel : Un risque sous-estimé pour la sécurité des données
Les fichiers Excel sont des outils largement utilisés en entreprise pour analyser, stocker et partager des données. Cependant, leur simplicité et leur accessibilité peuvent rapidement se transformer en risques majeurs lorsqu’ils contiennent des informations sensibles, comme des données personnelles (noms, adresses, numéros de téléphone, informations financières, etc.).
Les principaux risques associés à l’usage de fichiers Excel incluent :
- Accès non contrôlé : Les fichiers Excel sont souvent partagés par e-mail ou stockés sur des serveurs communs sans restriction d’accès. Cela peut permettre à des personnes non autorisées de consulter ou modifier des données sensibles. Un client dans le secteur de la santé que nous avons accompagné a découvert que plusieurs fichiers Excel contenant des informations patients circulaient entre services, sans aucune mesure de sécurité adéquate.
- Perte de contrôle sur les versions : L’absence de traçabilité sur qui modifie les fichiers et sur quelles versions sont utilisées peut entraîner des erreurs critiques. Chez Kaggua, nous avons observé des entreprises prendre des décisions financières basées sur des versions obsolètes ou incomplètes de fichiers Excel, ce qui a conduit à des erreurs stratégiques.
- Cryptage inexistant : Les fichiers Excel ne sont pas, par défaut, cryptés ou protégés. Si ces fichiers sont stockés sur un appareil ou envoyés par e-mail, ils peuvent être interceptés, exposant les données à des risques de vol. Nous avons observé un cas où une entreprise du secteur bancaire a subi une fuite majeure d’informations confidentielles suite à l’envoi d’un fichier Excel non sécurisé contenant des données sensibles de clients.
- Conformité non respectée : Avec les régulations de plus en plus strictes, comme le RGPD, l’utilisation de fichiers Excel non sécurisés pour stocker ou transférer des données personnelles peut entraîner des amendes importantes. Un exemple marquant est celui d’une entreprise de services qui a écopé d’une amende conséquente après avoir envoyé des fichiers contenant des informations personnelles non cryptées à un partenaire externe.
La sécurisation des échanges de données : Un défi nécessaire entre entreprises
Au-delà de la gestion interne des données, les échanges de données entre entreprises doivent être rigoureusement contrôlés. Dans de nombreux secteurs, le partage de données sensibles avec des partenaires, des fournisseurs ou des clients est fréquent. Toutefois, les pratiques autour de ces échanges sont souvent inadéquates, exposant les organisations à des cyberattaques et à des violations de conformité.
Les enjeux liés à la sécurisation des échanges de données incluent :
- Canaux d’échange non sécurisés : Le transfert de données sensibles via des e-mails non sécurisés ou des services de partage de fichiers grand public (type Google Drive ou Dropbox) peut être intercepté par des tiers malveillants. Nous avons accompagné une entreprise du secteur des assurances qui partageait régulièrement des fichiers Excel par e-mail contenant des informations sensibles sur ses clients. Cela exposait l’entreprise à des cyberattaques et à des violations du RGPD.
- Absence de cryptage : Il est essentiel que les données transmises entre entreprises soient cryptées, de sorte que même en cas d’interception, elles ne puissent pas être lues ou exploitées. Nous avons vu des entreprises adopter des solutions de cryptage des fichiers et des canaux de communication, réduisant ainsi leur exposition aux risques de vol de données.
- Gestion des accès : Une fois les données transmises, il est crucial de s’assurer que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Chez Kaggua, nous avons travaillé avec une société commerciale qui a mis en place une gestion des accès stricte pour ses partenaires externes, s’assurant que seuls certains utilisateurs, identifiés et authentifiés, puissent visualiser ou télécharger les données.
- Conformité réglementaire : Le partage des données entre entreprises doit également respecter les réglementations en vigueur. Un non-respect des règles peut entraîner des amendes ou des sanctions. Par exemple, lors de l’accompagnement d’une société de transport, nous avons mis en place des mécanismes de traçabilité pour s’assurer que toutes les données partagées avec des sous-traitants étaient conformes aux exigences du RGPD, notamment concernant la localisation des serveurs et la gestion des consentements.
Solutions pour sécuriser la gestion et l’échange de données
Limiter l’usage d’Excel pour les données sensibles
Bien que les fichiers Excel soient utiles pour certaines tâches, ils ne doivent pas être utilisés comme principal outil de stockage ou d’échange de données sensibles. Des solutions spécialisées, telles que les bases de données sécurisées ou les plateformes de gestion de données, sont mieux adaptées à la manipulation d’informations confidentielles. Par exemple, un de nos clients dans le secteur de l’énergie a migré ses processus de gestion des données de fichiers Excel vers une plateforme de gestion de données sécurisée, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de fuites.
Implémenter des outils de gestion sécurisée des fichiers
L’utilisation de solutions de collaboration sécurisées, telles que des plateformes comme SharePoint, Box ou des solutions spécifiques de Data Governance, permet de sécuriser l’accès aux fichiers tout en garantissant une traçabilité des modifications. Cela limite également le risque de fuites et assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux fichiers. Nous avons travaillé avec une grande entreprise du secteur public pour mettre en place une solution de gestion documentaire centralisée, où tous les fichiers sont soumis à des contrôles d’accès stricts et à un audit des modifications.
Adopter le chiffrement systématique
Le chiffrement des fichiers et des données lors des transferts est essentiel. Que les fichiers soient échangés par e-mail ou via des plateformes de partage de fichiers, ceux-ci doivent toujours être cryptés. Cela garantit que même en cas d’interception, les données ne sont pas lisibles sans la clé de déchiffrement. Un client dans le secteur de la finance que nous avons accompagné a adopté une solution de chiffrement automatique pour tous les fichiers envoyés par e-mail, assurant ainsi la protection des données sensibles partagées avec ses partenaires.
Utiliser des protocoles de transfert sécurisés
Les entreprises doivent privilégier l’utilisation de protocoles de transfert de fichiers sécurisés (SFTP, HTTPS, etc.) pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données lors des échanges. Chez Kaggua, nous avons aidé une entreprise de la logistique à sécuriser ses échanges de données avec ses fournisseurs internationaux en implémentant des connexions SFTP, réduisant ainsi le risque d’interception de données critiques.
Sensibiliser et former les employés
La sécurisation des données passe aussi par la sensibilisation des collaborateurs. Ils doivent être formés aux bonnes pratiques en matière de gestion des données, à la détection des risques (comme les e-mails de phishing), et à l’utilisation des outils sécurisés mis à leur disposition. Un programme de formation que nous avons conçu pour un client du secteur retail a permis de réduire de 50 % les incidents liés à la mauvaise manipulation des données par les employés.