L’intérêt des visio-conférences dans un mode de travail hybride et/ou multisites n’est plus à démontrer. Elles permettent de réduire les déplacement et de faire gagner du temps à chacun, ce qui est un réel atout pour la performance de l’entreprise et son bilan carbone.
Avec la normalisation de l’hybridation du travail, les bonnes pratiques pour la tenue de réunion en distanciel fleurissent. A y regarder de près, elles sont aussi applicables pour les réunions en présentiel.
La principale particularité du distanciel réside dans la difficulté, voir l’impossibilité, d’utiliser une communication non verbale. Ainsi certains signe comme par exemple l’intérêt ou l’ennui, l’approbation ou le désaccord sont difficilement perceptibles.
Le temps de parole augmente également lors des réunions virtuelles, pour contrer les manques de compréhension non verbale, mais aussi par gêne du silence qui semble plus pesant en distanciel.
Enfin, nous pouvons encore constater des problèmes techniques liés à la connectivité, à la qualité de la bande passante ou aux équipements qui rendent les échanges moins fluides voire pénibles.
Que vous animiez ou participez à une réunion en présentiel ou en distanciel, les quelques bonnes pratiques générales vont vous permettre de mieux tirer profit de ces temps collectifs.
Faut-il une réunion ?
Chez Kaggua, nous ne sommes pas des grands fan de l’abus de réunion.
Si on peut traiter un sujet de manière asynchrone, on le fait ! Cela permet à chacun de rester maître de son agenda et de prendre le temps de la réflexion avant d’apporter sa contribution.
Alors la première question à se poser est : Ai-je besoin d’organiser une réunion ? Puis-je traiter ce sujet de manière asynchrone ?
Préparer la réunion
S’il faut une réunion, les autres questions à se poser sont : Quels en sont les objectifs ? Par quelle méthode atteindre ces objectifs ? De combien de temps avons-nous besoin ? Qui doit apporter sa contribution ?
En répondant à ces questions, l’organisateur et animateurs de la réunion ont établi l’ordre du jour. Il va de soit qu’il doit être communiqué au plus tôt aux participants.
Concernant l’envoi de documents en amont de la réunion, cela dépend beaucoup de la culture d’entreprise. Si de manière régulière tous les participants n’ont pas pris connaissance des documents en amont de la réunion, mieux vaut prévoir une séquence d’information au début de la réunion pour en présenter les éléments clés.
Préparer l’espace
Nous avions l’habitude en présentiel de préparer la salle (disposition de la salle, vérification du fonctionnement des appareils, préparation des collations…).
En distanciel, que vous organisiez ou participiez à la réunion, il est important de choisir le lieu le plus adapté pour la réunion (lieu calme, bonne connexion Internet, lumière agréable…).
Accueillir les participants
Pour un bon démarrage de réunion, prévoyez un temps d’inclusion qui permettra aux personnes de se connecter entre elles.
Si les participants ne se connaissent pas tous, veillez à ce que chacun se présente.
Il existe de nombreuses méthodes pour ces temps d’inclusion : anecdote, victoire à partager, question de groupe ou jeux brise-glace.
En distanciels, les outils existent pour animer cette étape : votes, commentaire, emoiji…
Introduire la réunion
L’organisateur présente ensuite l’ordre du jour de la réunion. Il est essentiel que chacun ait en tête le timing de la réunion pour éviter qu’elle ne déborde ou n’aboutisse pas au résultat escompté.
Il est aussi souvent utile de rappeler les règles de participation :
- Ne pas couper la parole.
- Ecouter chacun.
- Respecter les idées des autres.
- Lever la main pour intervenir
- …
Faire des pauses
Pour permettre à chacun de rester concentré pendant les réunions, il est important d’intégrer des pauses dans l’ordre du jour.
Nous recommandons d’organiser des séquences de 25 minutes avec 5 minutes de pauses entre chaque séquences et une pause plus longue de 30 minutes après deux heures.
Ainsi chacun peut rester concentré et attendre les pauses pour se détendre ou traiter ses emails.
Encourager la participation
Les personnes qui participent à la réunion ont toutes été choisies parce qu’elles ont quelque chose à apporter.
Pour permettre à chacun de s’exprimer, les animateurs veillons à solliciter régulièrement la contribution des participants. En cas de désaccord, ils veillent aussi à ce que chacun puisse présenter ses arguments sereinement.
Prendre le temps de conclure
Faire un résumé des décisions et des actions à venir en fin de séance permet de vérifier l’accord de tous.
Idéalement, les notes de réunions auront été prises en séance par un ou plusieurs scribes désignés en amont. Elles pourront ainsi être partagées immédiatement à la fin de la réunion.
Les outils digitaux qui permettent la prise de notes à plusieurs dans un même document sont particulièrement utiles pour cela.
Partager un feedback
Le meilleur moyen pour savoir si la réunion a été efficace est de la demander aux participants. Toute critique ou suggestion d’amélioration s’avérera utile pour de prochaines réunions.
Les adeptes de méthodes agiles utilisent la méthode du ROTI ou du Feeback Door pour recueillir les feedbacks.