Les réunions sont utiles à la bonne marche d’une entreprise. Elles sont des temps forts pour :
- Informer, dialoguer et donner du sens
- Coordonner les actions d’une entité ou d’un projet pour atteindre les objectifs
- Résoudre des problèmes et co-contruire des solutions innovantes
- Prendre des décisions engageantes
Pourtant dans certaines organisation le syndrome de réunionite aiguë perdure. Il se serait même accentué avec l’hybridation du travail !
Selon une étude conduite par Steven Rogelberg et relayée par Les Echos « En moyenne, un employé d’une grande entreprise assiste à 17,7 réunions par semaine, que ce soit en virtuel ou autour d’une table. »1
Alors plutôt que de pester contre le temps perdu, le manque de décision, l’absence de préparation, etc. proposez une démarche de changement au niveau d’une équipe ou d’une entité.
En étant centré sur la pratique et la réalité terrain vous pourrez impulser un changement qui, s’il s’avère bénéfique, pourra se propager au delà de votre espaces d’expérimentation. C’est le principe même du modèle de changement par l’apprentissage.
Les étapes de la démarche :
- Cadrer la démarche : Cette étape constitue le point de départ de la démarche. La définition du périmètre des participants à la démarche et des délais sont importants pour embarquer les collaborateurs qui participeront à la démarche de co-construction.
- Observer et comprendre : Cette étape constitue un travail et une réflexion individuelle. Il s’agit pour chacun d’identifier les réunions qu’il organiser ou auxquelles il participe et de s’interroger sur la bonne conduite de ses réunions d’une part, et sur ses propres attentes et comportements d’autre part.
- Dialoguer et choisir : Cette étape est collective. Elle permet de mettre en commun les avis et les ressentis de chacun sur les réunions communes. A partir des constats partagés, il est alors possible de faire des choix de changement (remplacer par un échange asynchrone, revoir les participants, changer les fréquences, etc.).
- Expérimenter : Cette étape permet de mettre en application les choix effectués et d’en mesurer les effets par des feedbacks. Elle peut être répétée autant de fois que le résultat n’est pas jugé collectivement satisfaisant.
- Promouvoir : Cette étape est importante pour que votre démarche et vos réussites puissent bénéficier à d’autres. Il s’agit de faire connaitre les bonnes pratiques mises en œuvre pour d’autres puissent se les approprier.
